Weiterführende Informationen für Antragsteller von SSR-Nummern

Wie wird die SSR-Nummer beantragt?

Schritt 1: Registrierung des Antragstellers

Als Antragsteller rufen Sie die gesicherte SSR-Internetseite auf (genaue URL wird noch bekannt gegeben) und machen folgende Angaben zu Ihrer Person:

• Familienname, Vornamen des Antragstellers
• Geschäftsadresse des Antragstellers
• Betriebsnummer (§ 18i SGB IV) des Beschäftigungsbetriebs (diese ist dem Arbeitgeber, z.B. der Personalabteilung bekannt)
• E-Mail-Adresse des Antragstellers (personenbezogen, keine Gruppen-Adresse)

Nach Überprüfung der Angaben erhalten Sie an die angegebene E-Mail-Adresse die Zugangsdaten für Ihr Profil, über das Sie sowohl Ihr Profil verwalten als auch aktuell und in Zukunft per Webanwendung SSR-Nummern beantragen und Daten übermitteln können.

Schritt 2: Datenübermittlung

• Option 1: Webanwendung (Mensch-zu-Maschine-Schnittstelle)

  Diese Option ist vor allem dann gut geeignet, wenn Sie als Antragsteller SSR-Nummern für eine geringe Anzahl an Beschäftigten beantragen wollen. Bei dieser Option erfolgt die Übertragung der Datensätze durch direkte Eingabe der Daten (siehe "Welche Daten sind an das BfS zu übermitteln?") durch den Antragsteller über die bereits oben beschriebene SSR-Internetseite. Dafür benötigen Sie lediglich eine Internetverbindung und einen Webbrowser. Die Eingabe selbst erfolgt manuell per Tastatur oder durch Einlesen einer Datei (CSV-Format) in eine Dialogmaske innerhalb der Webanwendung. Nähere Informationen zum Datenformat finden Sie hier. Die ausgegebenen Datensätze (siehe "Welche Daten werden zurückgegeben?") werden ebenfalls über die Dialogmaske angezeigt und sind über die Webanwendung als Datei (CSV-Format) speicherbar.

• Option 2: Webservice (Maschine-zu-Maschine-Schnittstelle)

  Diese Option ist vor allem dann gut geeignet, wenn Sie als Antragsteller SSR-Nummern für eine größere Anzahl an Beschäftigten beantragen wollen. Die Übertragung der Datensätze zwischen dem Betrieb und dem BfS erfolgt bei dieser Option mit Hilfe einer sog. SOAP-Webservice-Schnittstelle. Nähere Informationen dazu finden Sie in dem Artikel Informationen zum Einrichten eines Webservices. Eine Beschreibung des SOAP-Webservices finden Sie auf der Internetseite von W3C, dem zuständigen Standardisierungsgremium.

  Mit Hilfe dieser Schnittstelle können Funktionen des Strahlenschutzregisters direkt an das interne IT-System auf Seiten des Betriebs angebunden werden. Beispielsweise könnte ein Betrieb sein ERP-System so anpassen lassen, dass im Rahmen des regulären Einstellungsprozesses bei Bedarf eine neue SSR-Nummer automatisch generiert wird.

  Der eigentliche Programmieraufwand ist im Regelfall gering, da der erforderliche Programmcode mit geeigneten Programmier-Tools aus der Schnittstellenbeschreibung automatisch generiert wird. Es ist jedoch vorteilhaft, wenn auf Seiten Ihres Betriebs ein IT-Dienstleister mit Kenntnissen im SOAP-Webservice zur Verfügung steht.

  Für vorab durchführbare Tests des Webservice kann Ihnen vom BfS eine Testumgebung und Testdaten zur Verfügung gestellt werden. Bitte wenden Sie sich bei Interesse per E-Mail an: ssr@bfs.de

Was ist bei der Dateneingabe zu beachten?

• Plausibilitätstests bei der Dateneingabe:

  Während der Dateneingabe durch den Antragsteller wird eine automatische Plausibilitätsprüfung der eingegebenen Sozialversicherungsnummern und Personendaten durchgeführt (mittels Prüfziffer, semantische Prüfung). Fehlerhafte Eintragungen bzw. Datensätze werden dem Antragsteller mit einem entsprechenden Vermerk über die Webanwendung bzw. über den Webservice zurückgemeldet.

• Eingabefehler:

  Einmal übermittelte Daten können vom Antragsteller nachträglich nicht mehr geändert werden. Bemerkt der Antragsteller, dass bereits erfolgreich übertragene Daten fehlerhaft sind, muss er sich unter Angabe seiner Benutzerkennung per E-Mail an das BfS wenden, so dass die Fehler vom BfS korrigiert werden können. Beachten Sie: Nur Mitarbeiter des BfS haben die Möglichkeit, Personendaten nachträglich zu korrigieren.

• Änderungen der Personendaten:

  Änderungen am Personendatensatz von Beschäftigten (z.B. Namensänderung nach Heirat), für die bereits eine SSR-Nummer erzeugt wurde, erfolgen nicht durch den Antragsteller, sondern durch die Messstellen/Behörden, die die Änderungen zusammen mit der Dosis- bzw. Strahlenpassmeldung automatisch an das Strahlenschutzregister übertragen. Die SSR-Nummer bleibt unverändert und ermöglicht somit trotz Änderungen am Personendatensatz eine eindeutige Zuordnung der Dosis- bzw. Strahlenpassmeldung.

• Mehrfacheingabe:

  Der Vorgang zur Übermittlung der Personendaten des Beschäftigten und Erzeugung der SSR-Nummer sollte nur einmalig für jeden Beschäftigten erfolgen. Wird eine Sozialversicherungsnummer (bzw. ausländische ID-Nummer) versehentlich ober absichtlich mehrfach eingegeben (z.B. nach Betriebswechsel des Beschäftigten oder bei Verlust der SSR-Nummer), so wird kein neuer Eintrag in der Datenbank angelegt und eine entsprechende Fehlermeldung zurückgegeben.

  Ähnliches gilt für den Fall, dass die SSR-Nummer ausschließlich auf Basis der Personendaten erstellt wird (Typ C). Hier wird bei der Eingabe überprüft, ob die Personendaten bereits in der Datenbank existieren. Wenn dies der Fall ist, wird kein neuer Eintrag erzeugt und eine entsprechende Meldung zurückgegeben.

Wie werden die Daten zurückgegeben?

Im Rahmen der Datenausgabe können Sie die Datensätze als CSV-Datei aus der Webanwendung heraus lokal abspeichern. Der Webservice gibt die entsprechenden Daten als Resultat zurück. In beiden Fällen wird zusätzlich für jede einzelne Person ein eigenes PDF-Dokument erzeugt (speicherbar aus der Webanwendung heraus oder automatisch mittels Webservice mitgeschickt). Es dient als persönliches Dokument zum Verbleib beim Beschäftigten und muss daher von Ihnen als Antragsteller entsprechend personenbezogen zugestellt werden.

Zudem müssen die Beschäftigten über die Hintergründe und Bedeutung der SSR-Nummer informiert werden (z.B. im Rahmen einer Strahlenschutzunterweisung).